Datenschutzerklärung
Transparenz und Vertrauen in unseren Umgang mit Ihren Daten
1. Einleitung und Verantwortlicher
Willkommen bei trovenaxilio – Ihrer vertrauenswürdigen Plattform für Budget-Compliance und Finanzmanagement. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns von höchster Bedeutung. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten, nutzen und schützen.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die trovenaxilio GmbH, Ottobrunner Str. 41, 82008 Unterhaching, Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@trovenaxilio.com oder telefonisch unter +4991292942210.
Unser Datenschutz-Versprechen
Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. Transparenz, Rechtmäßigkeit und Datensparsamkeit stehen dabei im Mittelpunkt unseres Handelns.
2. Datenerhebung und Verarbeitungszwecke
Wir erheben und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten zu klar definierten Zwecken. Die folgende Übersicht zeigt, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten:
| Datenkategorie | Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Registrierungsdaten | Kontoeröffnung und -verwaltung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Finanzdaten | Budget-Compliance und Analyse | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Nutzungsdaten | Plattform-Optimierung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Kommunikationsdaten | Kundenservice und Support | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
- Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensinformationen
- Finanzdaten: Budget-Informationen, Ausgabenkategorien, Compliance-Metriken
- Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Gerätedaten
- Nutzungsverhalten: Seitenaufrufe, Klickverhalten, Verweilzeiten
- Kommunikationsinhalte: Support-Anfragen, Feedback, Korrespondenz
3. Ihre Rechte als betroffene Person
Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit kostenfrei und unkompliziert bei uns geltend machen:
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich Verarbeitungszwecken und Empfängern.
Berichtigungsrecht
Unrichtige oder unvollständige Daten können Sie jederzeit korrigieren oder vervollständigen lassen.
Löschungsrecht
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Einschränkungsrecht
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten oder an einen anderen Anbieter übertragen zu lassen.
Widerspruchsrecht
Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie jederzeit Widerspruch einlegen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@trovenaxilio.com. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Eingang. Bei komplexeren Anfragen kann sich diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir Sie unverzüglich informieren.
4. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen
Der Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch hat für uns oberste Priorität. Wir setzen modernste technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten:
- Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen mittels 256-Bit-SSL-Verschlüsselung
- Zugriffskontrolle: Strenge Authentifizierungs- und Autorisierungsverfahren
- Netzwerksicherheit: Firewalls, Intrusion Detection Systeme und regelmäßige Sicherheitsaudits
- Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Datenschutz- und Sicherheitsschulungen für alle Mitarbeiter
- Incident Response: 24/7-Monitoring und definierte Notfallpläne
Datenschutz-Zertifizierungen
trovenaxilio ist nach ISO 27001 zertifiziert und unterliegt regelmäßigen externen Sicherheitsaudits. Unsere Datenschutz-Compliance wird jährlich durch unabhängige Prüfer validiert.
5. Speicherdauer und Löschfristen
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die folgende Übersicht zeigt unsere standardmäßigen Aufbewahrungszeiten:
Registrierungsdaten
Aufbewahrung für die Dauer der Geschäftsbeziehung plus 3 Jahre nach Vertragsende für steuerliche und rechtliche Zwecke.
Finanzdaten und Budget-Informationen
Speicherung für 10 Jahre entsprechend den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB).
Nutzungs- und Log-Daten
Automatische Löschung nach 12 Monaten, es sei denn, sie werden für Sicherheitszwecke benötigt.
Kommunikationsdaten
Support-Kommunikation wird 3 Jahre aufbewahrt, Marketing-Einwilligungen bis zum Widerruf.
Cookies und Tracking-Daten
Automatische Löschung nach Ablauf der jeweiligen Cookie-Laufzeit (maximal 24 Monate).
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten sicher und unwiderruflich gelöscht. Bei einer Kontokündigung können Sie die sofortige Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Datenübertragung und internationale Transfers
Ihre Daten werden grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. In bestimmten Fällen kann eine Übertragung in Drittländer erforderlich sein, die wir ausschließlich unter Einhaltung der DSGVO-Vorgaben durchführen:
- EU/EWR-Verarbeitung: Primäre Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland und anderen EU-Mitgliedstaaten
- Angemessenheitsbeschlüsse: Transfers nur in Länder mit EU-Angemessenheitsbeschluss (z.B. Schweiz, Kanada)
- Standardvertragsklauseln: Bei Transfers in andere Drittländer verwenden wir EU-Standardvertragsklauseln
- Zusätzliche Garantien: Technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzniveaus
- Transparenz: Vollständige Offenlegung aller internationalen Datentransfers auf Anfrage
Aktuell nutzen wir folgende internationale Dienstleister unter DSGVO-konformen Bedingungen: Cloud-Infrastruktur (AWS Europa), E-Mail-Versand (EU-basierter Anbieter), Analytics (mit IP-Anonymisierung). Eine vollständige Liste aller Datenempfänger erhalten Sie auf Anfrage.
7. Cookies und Tracking-Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Ihnen eine optimale Nutzererfahrung zu bieten und unsere Dienste kontinuierlich zu verbessern. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Cookie-Kategorien:
| Cookie-Typ | Zweck | Laufzeit | Einwilligung erforderlich |
|---|---|---|---|
| Notwendige Cookies | Grundfunktionen der Website | Session / 1 Jahr | Nein (technisch erforderlich) |
| Funktionale Cookies | Benutzereinstellungen speichern | 1-2 Jahre | Ja |
| Analyse-Cookies | Nutzungsstatistiken erstellen | 13-24 Monate | Ja |
| Marketing-Cookies | Personalisierte Werbung | 6-24 Monate | Ja |
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner oder in den Browser-Einstellungen anpassen. Die Deaktivierung bestimmter Cookies kann jedoch die Funktionalität unserer Website einschränken. Detaillierte Informationen zu allen verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
8. Datenschutz bei Minderjährigen
Der Schutz der Privatsphäre von Kindern und Jugendlichen ist uns besonders wichtig. Unsere Dienste richten sich grundsätzlich an Personen ab 16 Jahren. Für Nutzer unter 16 Jahren gelten besondere Bestimmungen:
- Altersverifikation: Bei der Registrierung wird das Alter abgefragt und verifiziert
- Elterliche Einwilligung: Für Nutzer unter 16 Jahren ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich
- Eingeschränkte Datenverarbeitung: Besonders sparsame Datenerhebung bei minderjährigen Nutzern
- Verstärkte Schutzmaßnahmen: Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen für Accounts von Minderjährigen
- Löschungsrecht: Vereinfachte Löschung von Daten, die als Minderjähriger erhoben wurden
Eltern und Erziehungsberechtigte können jederzeit Auskunft über die Datenverarbeitung ihrer Kinder verlangen und deren Löschung beantragen. Kontaktieren Sie uns unter familie@trovenaxilio.com für alle Anfragen bezüglich minderjähriger Nutzer.
9. Änderungen der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um rechtliche Änderungen oder Weiterentwicklungen unserer Dienste zu berücksichtigen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie rechtzeitig:
Benachrichtigung über Änderungen
Bei wesentlichen Änderungen erhalten Sie mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten eine E-Mail-Benachrichtigung. Kleinere redaktionelle Änderungen werden durch ein Update-Datum am Anfang dieser Erklärung dokumentiert.
- E-Mail-Benachrichtigung: Bei bedeutsamen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail
- Website-Banner: Hinweise auf Updates werden prominent auf der Website angezeigt
- Versionshistorie: Alle Änderungen werden in einer nachvollziehbaren Versionshistorie dokumentiert
- Widerspruchsrecht: Sie können neuen Datenverarbeitungen jederzeit widersprechen
Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist stets unter trovenaxilio.com/privacy-policy verfügbar. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über den aktuellen Stand der Datenverarbeitung informiert zu bleiben.
Kontakt für Datenschutz-Anfragen
Ottobrunner Str. 41
82008 Unterhaching, Deutschland
E-Mail: datenschutz@trovenaxilio.com
Telefon: +4991292942210
Fax: +4991292942211
Sprechzeiten: Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr